Era zakurzonych, olbrzymich szaf wypełnionych po brzegi segregatorami i papierami powoli mija. W każdym biurze wprowadzane są udogodnienia, pozwalające na szybsze gromadzenie materiałów, bezpieczniejsze ich przechowywanie i łatwiejsze wykorzystanie. Czego możemy się spodziewać wybierając się na poszukiwanie dokumentów sprzed lat i jak uprościć sobie życie, odpowiednio je archiwizując?
Większe firmy, które z racji olbrzymiej liczby dokumentów potrzebują pokaźnej ilości miejsca na ich składowanie, często przeznaczają na ten cel odrębne pomieszczenie. Jednak samo wydzielenie przestrzeni nie wystarcza, aby w archiwum zapanował porządek i chronologia. Z pomocą przychodzą takie rozwiązania jak obrotowe szafy czy elektryczne regały. Dokumentację ustawić możemy wtedy chociażby na zautomatyzowanych półkach, znacznie ułatwiających późniejsze odnalezienie poszukiwanych akt. W takie rozwiązania zaopatrzyć mogą się również mniejsze firmy czy biura, w których nie ma wystarczająco przestrzeni na osobny pokój do archiwizacji. Dzięki znacznemu zaoszczędzeniu miejsca i łatwiejszemu dostępowi, regały karuzelowe stają się wręcz niezbędnym meblem w nowoczesnej przestrzeni biurowej.
Jednym z głównych motywów inwestowania przedsiębiorców w innowacyjnego typu rozwiązania dotyczące archiwizacji jest chęć, a nawet konieczność, utrzymania w biurze porządku. Kolejnym czynnikiem jest pośpiech i potrzeba zaoszczędzenia czasu podczas poszukiwania istotnych dokumentów. Na koniec można wspomnieć o potrzebie zgromadzenia wszystkich archiwów w jednym miejscu i zakup odpowiedniego umeblowania wydaje się jedynie kwestią czasu. Dzięki specjalistycznym regałom i szafom dostęp do konkretnego dokumentu staje się wręcz dziecinnie prosty, a stosy nieuszeregowanych papierów, w których poszukujący może zatonąć, odchodzą w zapomnienie.
Bodźcem, skłaniającym firmy do inwestycji w systemy archiwizacji, jest również potrzeba bezpieczeństwa. Nie mówiąc już tylko o możliwości zwalenia się na głowę stosu papierów, istotnym wydaje się problem z dostępem dla osób niepowołanych. Współczesne regały czy szafy coraz częściej zaopatrzone są w zamki centralne, a nawet w systemy przeciwpożarowe czy systemy tzw. suchego gaszenia. Nasze archiwum jest zabezpieczone nie tylko przed wzrokiem osób niepożądanych, lecz również przed niszczącym słońcem, kurzem i różnymi sytuacjami ekstremalnymi i nieprzewidzianymi.
Prace biurowe przeprowadza się obecnie przy użyciu komputera i Internetu. Wręcz obowiązkowe stają się rozwiązania polegające na składowaniu dokumentów wirtualnie, poprzez przystosowane do tego programy komputerowe. Jest to nie tylko oszczędność miejsca i czasu, lecz również znaczne ułatwienie. Za pomocą jednego kliknięcia odnaleźć można plik sprzed kilku miesięcy czy nawet lat. Nowoczesne programy komputerowe pomagające przy archiwizacji dokumentów, wręcz sugerują miejsce, gdzie powinien być zapisane pliki. Takie przechowywanie jest łatwiejsze, bardziej przejrzyste, szybsze i, wydaje się, bezpieczniejsze.
Czy więc typowe systemy archiwizacji, bazujące na szafach i regałach, nawet najbardziej zautomatyzowanych, ustępować będą miejsca składowaniu przy pomocy komputera? Wiele na to wskazuje, lecz koniecznym jest pamiętać, iż wiele typów transakcji nadal wymaga użycia dokumentów w formie materialnej. Dopóki taka potrzeba istnieje, firmy nie maja wyjścia i muszą inwestować w odpowiednie umeblowanie.